Quien procesa datos personales (incluyendo tanto a los responsables como a los encargados del tratamiento) necesita documentar sus actividades principalmente para el uso de las Autoridades de Supervisión cualificadas/relevantes. Esto debe hacerse a través de los registros de tratamiento que la organización mantiene de forma centralizada en todas sus actividades de tratamiento, y de la documentación adicional que corresponde a una actividad individual de tratamiento de datos (véase la sección “Documentación del tratamiento” en el capítulo “Acciones y herramientas”). Esta etapa preliminar es el momento perfecto para establecer una forma sistemática de recopilar la documentación necesaria, ya que será el momento en que la organización conciba y planifique la actividad de tratamiento.
De hecho, los responsables del tratamiento deben crear una política de protección de datos que permita la trazabilidad de la información (si existen códigos de conducta aprobados, deben aplicarse; véase la subsección “Economía de escala para el cumplimiento y su demostración” en la sección “Responsabilidad” del capítulo “Principios”). Esta política también debe dejar claras las responsabilidades asignadas a los encargados del tratamiento e incluir en el acuerdo de tratamiento las tareas que se le delegarán en relación con la ejecución de los derechos de los interesados. Los responsables de la IA deben recordar siempre que el artículo 32, apartado 4, del RGPD aclara que un elemento importante de la seguridad es garantizar que los empleados actúen únicamente bajo las instrucciones y según las indicaciones del responsable del tratamiento (véase la sección “Integridad y confidencialidad” del capítulo “Principios”).
Los responsables del tratamiento deben tener siempre presente que el desarrollo de soluciones de IA suele implicar el uso de diferentes conjuntos de datos. La trazabilidad del tratamiento, la información sobre la posible reutilización de los datos y el uso de datos pertenecientes a diferentes conjuntos de datos en diferentes o en las mismas etapas del ciclo de vida deben estar garantizados por los registros.